ERP-bevezetés és a külsős könyvelő: mikor, miért, hogyan vonjuk be?

Egy ERP-bevezetés sikere nem pusztán technikai kérdés. A projekt során nemcsak a fejlesztőcsapat, az IT-vezető és a pénzügyes együttműködésére van szükség – a folyamat egy másik szakmai szereplő bevonása nélkül is hézagosan működik. Ez pedig a vállalat külsős könyvelője. A könyvelő nem ugyanaz, mint az adótanácsadó: más a feladata, más a látószöge, és más pontokon segíthet egy bevezetési projektben. Mikor érdemes bevonni, és mire érdemes hangsúlyt fektetni?

A külsős könyvelő és az adótanácsadó: nem ugyanaz a szerep

Sok vállalkozásnál a két fogalom mosódik – pedig a feladatkörök tisztán elkülönülnek. Az adótanácsadó stratégiai-jogi szempontból néz a vállalatra: ÁFA-konstrukciókat, transzferár-szabályokat, jövedéki kötelezettségeket vagy a NAV felé teljesítendő adatszolgáltatásokat értelmezi. A külsős könyvelő ezzel szemben napi szinten dolgozik a cég bizonylataival, vezeti a főkönyvet, készíti a bérszámfejtést, állítja össze a havi és éves bevallásokat. Egy ERP rendszer bevezetésekor mindkét szereplőre szükség van – de teljesen más okokból.

A könyvelő különösen érzékeny pont, mert ő az, aki a bevezetés után minden hónapban a rendszer outputjával dolgozik. Ha nem érti, mit lát, vagy ha az adatok nem abban a formában érkeznek, ahogy szüksége volna rá, az nem egyszeri probléma, hanem havi visszatérő súrlódás.

Hol találkozik a könyvelő és az ERP a napi működésben?

Egy tipikus bevezetés után a könyvelő az alábbi pontokon érintkezik az új rendszerrel:

• a főkönyvi feladás struktúrája – számlatükör-leképezés, költséghelyek, főkönyvi számok,
• az ÁFA-analitika és az áfa-bevallás alapadatainak előállítása,
• a bér- és járulékbevallásokhoz szükséges adatok kinyerése,
• a tárgyi eszköz analitika és az értékcsökkenés-vezetés,
• a vevő- és szállítóanalitika, illetve a folyószámla-egyeztetés,
• a kontrolling- és vezetői riportok adatháttere,
• az év végi zárás és a beszámoló-készítés alapanyagai.

Ezeket a kimeneteket a pénzügyi és számviteli modul szállítja, és ahhoz, hogy a könyvelő hatékonyan tudjon dolgozni, már a bevezetés tervezésekor át kell vele beszélni a riportok formátumát és tartalmát. Ha ez kimarad, a kész rendszer technikailag tökéletesen működhet, miközben a könyvelő naponta export-import köröket fut – és ez idővel költségbe és hibázásba fordul át.

Mikor és hogyan vonjuk be a könyvelőt a projektbe?

A tapasztalat azt mutatja, hogy a könyvelőt négy ponton érdemes a projekt aktív szereplőjévé tenni:

1. Koncepciós fázis. A számlatükör, a költséghely-struktúra és az analitikus rétegek áttekintése. Itt dől el, hogy a könyvelő mit fog látni, és milyen szinten kell aggregálnia – a későbbi átalakítás drága.
2. Törzsadat-migráció. A régi rendszerből áthozott vevő-, szállító- és termékadatok validálása. A könyvelő látja, hol vannak duplikációk, hibás adószámok, üres analitikai mezők.
3. Tesztelési fázis. A főkönyvi feladás működésének tesztelése valós példákon: tipikus számla, sztornó, helyesbítő, devizás tétel, bérelszámolás. A könyvelő ezen a ponton tudja megerősíteni, hogy az adatok bevallás-érettek-e.
4. Első éles hónap. A bevallások, a folyószámla-egyezések és a havi zárás során a könyvelő aktív szereplő – itt érdemes egy review-megbeszélést tartani, mielőtt rutin lesz a folyamatból.

Egy jól kezelt bevezetésnél a könyvelő nem utolsóként, a kész ügyviteli rendszer elé érkezik – hanem a tervezőcsapat tagjaként, kezdettől fogva.

Hol találunk ERP-kompatibilis könyvelőt?

Itt van a projekt egyik csendes nehézsége. Nem minden külsős könyvelő dolgozott már együtt vállalatirányítási rendszerrel. A KKV-szegmensben sokan a klasszikus könyvelőszoftverek és számlázók világában mozognak, és egy nagy, integrált rendszer adatszerkezete új feladat számukra. Ezért érdemes előre szűrni: van-e a jelölt könyvelőnek tapasztalata főkönyvi feladás betöltésével, ÁFA-analitika kezelésével, devizás tételek kontrolljával, esetleg konkrét ERP-rendszerrel?

Akár cégalapítás miatt, akár könyvelőváltás kapcsán keresünk új könyvelőt, érdemes olyan platformot használni, amely ezt a szempontot már a kiválasztási folyamatba beépíti. A Bookkeepie például egy magyar online könyvelőkereső, amely közel háromszáz szakember közül segít megtalálni azt, aki az adott vállalkozás méretéhez, iparágához és szoftverkörnyezetéhez illeszkedik – iparágspecifikus szűrőkkel és gyors, online ajánlatkéréssel.

A jó ERP-bevezetés csapatmunka

Az ERP nem önállóan dolgozó eszköz. A bevezetése akkor jó, ha a fejlesztő, az IT-vezető, a pénzügyes, az adótanácsadó és a könyvelő egy asztalhoz ülnek, és együtt rajzolják ki, mit várnak a rendszertől – és milyen formában. A WINFORM Kft. vállalatirányítási rendszere, a WinNER 2018 ERP, több olyan középvállalat referenciáját mutatja, ahol a könyvelő a kezdetektől részt vett a tervezésben – és ez látszik a projektek lefutásán, valamint a működés első hónapjaiban is.